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【ホウレンソウ】「できる」と思わせるの『報告』のコツ

/ コーヒー

 

報連相の「報告」のポイント

 

”ホウレンソウ”と略される、
『報告』『連絡』『相談』は、
ビジネスマンにとっての基礎能力です。

 

そして、『報告』は、
”部下の重要な仕事”といっても過言ではありません。

この「報告の質」は、
重要なビジネススキルの一つです。

 

今回は、『報告』について、
「どんな内容を報告すべきなのか」
「どのように報告すべきなのか」を、
しっかりと整理していきましょう。

 

 

報告すべき内容

基本的に「報告」は、
「自分が行っている仕事の現状を、上司に把握してもらうため」に行います。

これがなければ上司は、
進捗などのその仕事に関してだけでなく、
部下がどんな仕事をしているかもわからなくなってしまいます。

 

嬉しい報告であれば、積極的にやりやすいですが、
重要なのは、自分のミスなどで、
「なにかしらのトラブルが発生したとき」です。

 

「怒られるかも」「ばれないだろう」と、
自分にとって都合の悪いことの報告を怠ると、
のちのち雪だるま式に大きな問題へと発展してしまいます。

 

起きてしまったことはもうどうしようもないのです。
次同じことを起こさないようにするしかありません。

まずはその件について、どう対応すべきかが重要です。

自分の任されていることの内容は、
しっかりと報告するようにしましょう。

 

報告すべき内容の例

  • 行っている仕事の進捗などの状況の報告
  • 任された仕事が終了したとき
  • 仕事を進めるうえで、計画や予定などに変更が必要なとき
  • 自分が大きなミスをしてしまったとき
  • なにかしらのトラブルが発生したとき
  • 報告する上司が知らないであろう自分の仕事

 

 

報告するタイミング

「この内容は報告すべきだ」と考える内容がでてきても、
どんな内容でもすぐに報告するべきではありません。

「素早く報告をする」というのは大事なポイントですが、
報告する相手である上司も、他の仕事を行っています。

報告内容によっては、
「どのような頻度や状況になったら報告をするか確認する」
のもいいかもしれません。

 

報告する内容によって、「いつ伝えるべきなのか」を考え、
いざ報告する際も、
いま報告をしてもいいか都合を確認するようにしましょう。

しかし、重大なトラブルの発生に対する対応など、
いち早く報告が必要な場合もあります

明確な答えは、会社や業務内容によって変わりますが、
『上司の立場に立って』
報告するタイミングを考えるようにしましょう。

 

 

 報告内容は簡潔に

上にも書きましたが、
上司は他にも多くの仕事を担当しています。

いざ報告をする際も、
『報告する内容は簡潔に』する必要があります。

そのため、「何を報告するのかをしっかりと整理したうえで」
上司に報告するようにしましょう。

報告する際に、何を説明するのか、
自分もわかっていなければ、伝わるわけがありません。

報告内容がぐちゃぐちゃにならないように、
慣れるまでは、どのような報告をするのかイメージしてから
報告するのもいいかもしれません。

 

また、『まず、結論から伝える』ことも重要な要素です。
「何の件の、どういった報告なのか」が、
まずわかるようにしましょう。

 

 

 

説明はありのままに、自分の意見は最後に

仕事の報告において、
何かを説明しなければならない場面はありますが、
その説明において、自分の意見を入れる必要はありません。

報告をする上司は、たいてい自分よりも仕事ができます。

上司は、部下から状況を聞き、把握し、
判断がしたい
わけですので、
客観的に、事実をそのまま報告するようにしましょう。

状況によっては、データや資料などを用いて、
わかりやすくすることも大事です。

 

また、「自分の意見がある」場面もあると思います。
その際は、「これは私個人の意見なのですが」などと、
しっかりとクッション言葉を前置きしたうえで、
提案するようにしましょう。

事実と意見を混同させないようにするのがポイントです。

特に「よくできたと思います」などのように、
”感想”と”事実”が混ざらないようにしましょう。

 

『自分の意見も含め、うまく報告する』ことで、
自分自身の信頼にもつながっていくかもしれません(^^)