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【ホウレンソウ】「連絡」をするうえでおさえておくべき4つのポイント

/ コーヒー

 

報連相の「連絡」のポイント

”ホウレンソウ”と略される、
『報告』『連絡』『相談』は、
ビジネスマンにとっての基礎能力です。

 

『連絡』とは、仕事に関する簡単な情報などを、
関係している人に伝えることをいいます。

 

部下が上司に業務の進捗などを伝える「報告」と違い、
誰でも連絡をする側にも、連絡を受ける側にもなります。

一言に連絡と言っても、上司から部下への連絡や、
総務や人事から、会社全体に向けた連絡、
忘年会の連絡といった、様々な連絡があります。

 

今回は、『連絡』について、
「連絡をするときに意識するべきポイント」を
見ていきましょう。

 

 

まず、自分自身が正確に連絡内容を把握する

「連絡」は、その情報を持っていない人に、
情報を伝えることです。
そのため、まず自分自身が、
『正確に連絡内容を把握する』必要があります。

 

もし自分が連絡する内容を間違えて把握してしまい、
間違った内容を送ってしまっていたとすれば、
それがどんなに適切な方法・手段を取っていたとしても、
意味がありません。
しっかり正確に、連絡する内容は把握するようにしましょう。

なるべく具体的に行う

例えば、「夕方に○○駅に集合」のように連絡してしまうと、
「夕方」とはいったい何時なのかがわかりません。

さらに、仮にその駅が大きかった場合、
駅のどこに集合なのかの記載も必要になります。
このように、連絡に抽象的な表現を用いて連絡をしてしまうと、
連絡を受けた人が混乱してしまううえ、

連絡する際は、なるべく具体的な表現を心がけましょう。

なるべく早めに連絡する

急ぐ人

「連絡」は、できる限り早めに行いましょう。
その連絡により、受け取る側の対応も変わります。

 

特に、日程や時間など、
スケジュールに関係する内容は、最優先で行う必要があります。

1人が、たった一つの仕事しかしていないという
状況はあまり多くありません。

それぞれさまざまなタスクを、
自身でスケジュールを組んでこなしています。

 

そのため、「そんな変更厳しいよ」とならないように、
また、受け取り手がより予定を組みやすくするために、
スケジュールに関わる連絡は、なるべく早く行う必要があります。

 

仮に、「今まで組んでいた予定が延期となったが、
まだ変更後の具体的な日程や場所が決まっていない」場合でも、
決定次第、追って連絡する旨を添えたうえで、
現時点で決まっている部分をすぐに伝えるようにしましょう。

 

いざ連絡するときには、『報告』のときと同様に、
内容をわかりやすく簡潔に、
事実のみを伝えるように意識しましょう。

内容によって方法を使い分ける

連絡をするにしても、様々な方法があります。

連絡する内容によって、
「どのように連絡をするか」の手段を
使い分けるようにしましょう。

 

例えば、その内容をすぐに伝えなければならない場合は、
電話や、直接伝えるのがいいと考えられます。

 

また、簡単な内容でも、同じく直接やメール、
ファックス等が考えられます。

 

しかし、多くの数字が含まれているなどして、
口だけでは説明、理解が難しいものや、
非常に重要なもの、グラフなどの図が必要なものの場合、
資料などによって連絡をするようにしましょう。

 

もちろん、1つの内容に、
1つの手段で連絡しなければならないという
ルールはありませんので、
口頭で簡単に概要を伝えたあと、
改めて文書で詳細の内容を伝えるなど、
内容と目的によって、伝え方に工夫をしましょう。